01.10.2013

Projektvereinbarungen erfolgreich gestalten

Bei der Klärung des Projektauftrags reicht eine Fokussierung auf die inhaltlichen Punkte allein nicht aus. Gerade in der Anfangsphase gilt es auch, die geplante Vorgehensweise kritisch zu hinterfragen und zu dokumentieren. Denn nur wenn beides stimmt, kann Ihr Projekt erfolgreich sein.


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Im Projektauftrag sind die entscheidenden inhaltlichen Fragen zu klären: Sachziele, Prioritäten, Projektaufbauorganisation, Zeitrahmen und Ressourcen. Dazu benötigen Sie als Projektleiter einerseits Fachkenntnisse, andererseits methodische und soziale Kompetenz. Insbesondere in komplexen Projekten, in denen die Sachkompetenz einer Vielzahl von Experten benötigt wird, müssen Sie diese an einen Tisch holen, klare Aussagen fördern und fordern und die Ergebnisse dokumentieren. Doch diese fachliche Ebene allein reicht nicht aus: Vielleicht gibt es Widersprüche in den Zielen, das Budget ist nicht geklärt und die Priorität des Projekts ist schwammig? Als Projektleiter müssen Sie solche Unklarheiten und Widersprüche aufzeigen und auf die Konsequenzen hinweisen. Versuchen Sie deshalb, möglichst viele Klippen und Untiefen des Projekts bereits vor dem eigentlichen Start zu erkennen und geeignete Strategien zu entwickeln.

Notwendige Klärungen

Ermitteln Sie die Sichtweisen des Auftraggebers und anderer Projektbeteiligter, um die Ziele und Rahmenbedingungen zu klären. Welchen Stellenwert hat das Projekt für den Auftraggeber? Inwieweit ist er wirklich interessiert? Bekommen Sie die notwendige Zeit für Klärungsgespräche? Wenn Sie es mit einem Auftraggebergremium zu tun haben: Prüfen Sie, welche gemeinsamen Vorstellungen bestehen und wo es Unterschiede gibt, die geklärt werden müssen. Hören Sie genau hin, welche Aussagen, Argumente und Einwände gemacht werden und notieren Sie sich die einzelnen Punkte. Äußern sich alle? Wenn nicht, fragen Sie nach, denn Sie sollten Klarheit über die Sichtweisen aller Entscheidungsträger bekommen. Hinterfragen Sie, was Sie nicht verstehen. Thematisieren Sie bestehende Unterschiede, um Klarheit über die Ziele, Kosten, Zeiten und Prioritäten zu bekommen. Achten Sie darauf, dass grundlegende Widersprüche geklärt werden, wie: "Das Projekt hat hohe Priorität und keiner hat Zeit." Oder "Sie haben als Projektleiter die volle Verantwortung, aber entscheiden Sie bitte nichts ohne mich!" Sprechen Sie die Widersprüche an: "Einerseits hat das Projekt für Sie höchste Priorität, und auf der anderen Seite stellen Sie keine Mitarbeiter zur Verfügung. Wie wollen Sie als Auftraggeber dieses Dilemma lösen?"

Delegierte Konflikte zurückgeben

Wenn Führungskräfte bereits zu Beginn des Projekts notwendige Entscheidungen nicht treffen, kann das die Arbeit des Teams erheblich erschweren. Die Probleme werden dann in das Team verschoben. Dieses Phänomen tritt vor allem dann auf, wenn unterschiedliche Interessen verschiedener Organisationseinheiten nicht auf Managementebene geklärt werden. Als Projektleiter sind Sie gut beraten, delegierte Konflikte dorthin zurückzutragen, wo sie entschieden werden müssen.

Der Ratschlag aus dem Buch 'I-Ging'

Einen weisen Ratschlag für den Projektbeginn findet man in dem chinesischen 'I-Ging - das Buch der Wandlungen'. Dort heißt es beim Zeichen 'dschoun - die Anfangsschwierigkeit': Sprießendes Gras stößt auf Widerstand. Das I-Ging gibt folgende Ratschläge: 1. behutsam vorgehen, 2. die chaotische Fülle ordnen, 3. sich nicht irremachen lassen, 4. das Ziel nicht aus den Augen verlieren und 5. die rechten Gehilfen einsetzen. Wenn Sie diese uralten Regeln beachten, werden Ihre Projekte gut starten. Ausführliche Informationen zu den nötigen Klärungen im Vorfeld eines Projekts lesen Sie im Projekt Magazin in dem für Sie freigeschalteten Artikel https://www.projektmagazin.de/projektvereinbarung.

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