Projekte gut organisieren

Welche Form der Projektorganisation gewählt wird, hängt meist von Bedeutung und Größe des Vorhabens ab. Reine Projektorganisation Bei sehr großen Projekten ist die reine Projektorganisation am wirksamsten: Das Projektteam wird aus der Linienorganisation heraus gegründet, seine Mitglieder sind dem Projektleiter unterstellt. Er kann sich also auf die Verfügbarkeit seines Teams verlassen und mit hohem Engagement rechnen. Der häufigste Nachteil für das Projekt liegt darin, dass Anbindung und Abstimmung mit den Fachbereichen nun nicht so stark über die Teammitglieder läuft. Die Mitarbeiter selbst leiden möglicherweise nach Ende des Projekts unter Reintegrationsschwierigkeiten. Projektkoordination Ganz anders ist die Situation, wenn es nur eine Projektkoordination gibt. Die Projektmitarbeiter bleiben hier weiter in der Linie, arbeiten aber im Projekt mit und werden von einem Projektkoordinator, wie der Name schon sagt, \’koordiniert\‘. Wie man sich gut vorstellen kann, ist der Kontakt zur Linie dann sehr intensiv. Aber solche Projekte leiden meist darunter, dass sie bei Ressourcen- und Terminkonflikten mit der Linie schnell den Kürzeren ziehen. Matrixorganisation In der Praxis entscheiden sich die Unternehmen sehr häufig für eine Matrixorganisation. Hier bleiben die Mitarbeiter in ihrer Linienorganisation, werden aber für eine bestimmte Dauer bzw. für einen definierten Prozentsatz ihrer Zeit in das Projektteam eingegliedert. So kann das Unternehmen Spezialwissen gezielt im Projekt einsetzen und Synergieeffekte durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit nutzen. Die Mitarbeiter wiederum können sich in Projekte einbringen, ohne aus ihrem angestammten Bereich herauszufallen. Der Preis für diese Vorteile sind typischerweise Ressourcenkonflikte zwischen Projekt und Tagesgeschäft, die sich nur durch eine vorausschauende Personaleinsatzplanung einigermaßen verhindern lassen. Das Projektteam Generell arbeiten die Projektteammitglieder meist unterschiedlich intensiv im Projekt mit. Manche sind dauerhaft und zu 100% mit dabei, andere kommen nur zeitweilig für die Erledigung bestimmter Aufgaben hinzu. Die Größe des Teams kann also im Lauf der Zeit durchaus stark variieren. Verantwortung der Projektleitung Die Aufgaben und Kompetenzen der Projektleitung werden beeinflusst vom Projekt, der Firmenstruktur oder vom Auftraggeber. Davon unabhängig braucht die Projektleitung bestimmte Mindestkompetenzen, um für eine reibungslose Durchführung sorgen zu können. So sollte sie unbedingt in die Definition der Projektziele einbezogen sein und auch in die Auswahl der Fachverantwortlichen für das Projektteam. Für die Phase der Projektdurchführung braucht sie ein projektbezogenes Informations-, Weisungs- und Entscheidungsrecht. Sie muss Teilaufgaben zur Bearbeitung freigeben können und berechtigt sein, Projektergebnisse zu akzeptieren oder abzulehnen. In der Regel kommt zu diesem Minimum ein breites Spektrum an fachlichen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben hinzu. Welche das sind und welche persönlichen Anforderungen dies für die Projektleitung bedeutet, gehört zu den Informationen, die Sie in zwei kostenfreien Downloads im Portal \’Projekt Magazin\‘ finden: die Artikel \’Projektorganisation\‘ und \’Verantwortungsbereiche und Aufgaben des Projektleiters\‘ aus unserer Serie \’Einführung in Projektmanagement\‘. Dazu gehen Sie auf www.projektmagazin.de, geben in der Volltextsuche \’Leseprobe\‘ ein und wählen den entsprechenden Beitrag aus. Herzliche Grüße Petra Berleb