Wann ist ein Projekt (k)ein Projekt?

Ist das geplante Vorhaben ein Projekt oder nicht? Lassen die Abgrenzungskriterien Raum für Interpretationen, werden die Mitarbeiter bei der Projektdefinition individuelle Maßstäbe anlegen. Jene, die sich z.B. Vorteile im Kampf um Ressourcen und eine Aufwertung ihres Status als \’Projektleiter\‘ erhoffen, werden soviel wie möglich als Projekt deklarieren. Andere Kollegen assoziieren Projektmanagement vielleicht mit Formalismus und Kontrolle. Dann werden sie Kriterien suchen und finden, die ihre Vorhaben durch das \’Projektdefinitionsraster\‘ fallen lassen. Folgen einer unklaren Abgrenzung Ist es schlimm, wenn die Mitarbeiter bei der Projektdefinition unterschiedlich schalten und walten? Eindeutig Ja, denn schädliche Folgen bleiben nicht aus: \’Projektitis\‘ führt schnell zu Planungsaufwänden, die in keinem sinnvollen Verhältnis zum Nutzen stehen. Verärgerung und Demotivation betroffener Kollegen ist nur eine Folge. Das Verschleiern von Projekten führt dazu, dass auf wichtige Vorteile des Projektmanagements verzichtet wird: saubere Zieldefinition, Transparenz, schnelle Reaktionsfähigkeit bei Fehlentwicklungen etc. Und ohne projektübergreifende Ressourcenplanung werden Engpässe bei den Mitarbeitern oft nicht frühzeitig erkannt – es drohen Verzögerungen und schmerzhafte finanzielle Einbußen. Wirksame Abgrenzungskriterien In Anlehnung an gängige Projektdefinitionen gehören in der Regel folgende Punkte zu einer firmeninternen Abgrenzung: zeitliche Limitierung, Einmaligkeit der Zielsetzung, eigens zusammengestelltes Team, vorgegebene Rahmenbedingungen bezüglich Zeit, Kosten und Qualität. Doch das funktioniert nur, wenn die Aussagen präzise und unmissverständlich definiert sind. Was genau bedeutet beispielsweise das Kriterium: \“Ein Vorhaben ist ein Projekt, wenn es Kosten von mehr als 25.000E verursacht?\“ Welche Kosten sind da gemeint? Sind interne Personalkosten inbegriffen oder geht es nur um externe Ressourcen und Investitionen? Zum anderen muss die Trennlinie zwischen Projekt- und Tagesgeschäft zum Unternehmen passen und von den Betroffenen als plausibel und sinnvoll erlebt werden. Und das bedeutet u.a.: Der Planungsaufwand muss in einem gesunden Verhältnis zum Nutzen stehen. Oft ist eine Abstufung der Projektmethodik für kleine, mittlere und große Projekte oder auch für thematisch unterschiedene Projektkategorien sinnvoll – wofür es dann natürlich ebenfalls klare Kriterien geben muss. Den Entscheidungsprozess definieren Zu einer unmissverständlichen Antwort auf die Frage \“Was ist (k)ein Projekt?\“ gehört nicht zuletzt ein Bewilligungsprozess mit klaren Schritten und Entscheidungswegen. Gut strukturierte Vorlagen für die Projektanträge tragen dazu bei, dass die Vorhaben verständlich formuliert und miteinander vergleichbar werden – eine große Hilfe für die Managemententscheidung, welche der Projektideen bei einem begrenzten Budget verwirklicht werden sollen und welche nicht. Transparenz über diese Antrags- und Auswahlprozesse könnte z.B. ein eigener Projektbereich im Firmenintranet schaffen, der selbstverständlich auch für alle weiteren relevanten Informationen für die Projektdurchführung bestens geeignet ist. Ausführliche Informationen zu diesem Thema am Beispiel eines Maschinenbauunternehmens bietet Ihnen der Artikel \“Wann ist ein Projekt (k)ein Projekt\“ im Projekt Magazin, zu dessen kostenfreier Lektüre wir Sie herzlich einladen. Herzliche Grüße Petra Berleb Chefredakteurin und Gründerin des Projekt Magazins