Im ersten Teil unseres Artikels zu Multiprojektmanagement haben wir uns mit den Vorteilen und den Anforderungen an Multiprojektmanagement auseinandergesetzt. Die technischen Anforderungen an ein MPM-Werkzeug reichten dabei von der einfachen Erlern- und Bedienbarkeit, über die Speicherung aller Daten in einer zentralen Projektdatenbank bis hin zu offenen Schnittstellen für die Integration. Die funktionalen Anforderungen umfassten das Einzelprojektmanagement sowie das Multiprojektmanagement über den gesamten Projektlebenszyklus von der Projektidee bis zum Projektabschlussbericht. Im logisch nächsten Schritt befassen wir uns im zweiten Teil mit den daraus abgeleiteten Kernfunktionen einer Multiprojektmanagementlösung. Wie bereits in der letzten Ausgabe werden wir auch hier wieder Onepoint Project als ein mögliches Beispielsystem für eine integrierte Multiprojektmanagementsoftware heranziehen. Kernfunktionen eines Multiprojektmanagementsystems Die Kernfunktionen eines MPM-Werkzeuges unterstützen den gesamten Projektlebenszyklus im Multiprojektumfeld, d.h. von der Projektidee, Vorplanung und Entscheidung über Planung/Durchführung/Monitoring/Controlling bis hin zu Projektabschluss und Analyse. Besonders wichtig dabei ist der schnelle Zugriff auf Multiprojektübersichten, damit aktuelle Kennzahlen jederzeit verfügbar sind. Grafische Übersichten und visuelle Ampelfunktionen sind hier von großem Vorteil (\’Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.\‘). Onepoint Project bildet beispielsweise den Projektlebenszyklus im MPM über die sogenannte \’Projekt-Pipeline\‘ ab, eine übersichtliche grafische Darstellung aller laufenden Projekte in ihrem jeweiligen Status inklusive Ampelfunktion über mehrere Dimensionen (allgemein, Aufwand, Kosten, Termine). Der Projektstatus spiegelt dabei den Status im Projektlebenszyklus wider; die Anzahl und Art der Statuselemente kann frei definiert und damit dem Projektmanagementstandard des Unternehmens angepasst werden. Die Ampeln können sowohl manuell im Controllingzyklus gesetzt werden als auch automatisch über einstellbare Grenzwerte (die Basisinformationen dafür werden aus den Einzelprojektdaten aggregiert). Ressourcenplanung im Multiprojektumfeld Ein weiteres Kernthema im MPM ist die optimierte Zuweisung von Ressourcen an ein oder mehrere Projekte aus dem Ressourcenpool des Unternehmens. Ziel ist es, Ressourcenkonflikte weitgehend zu vermeiden und gleichzeitig alle Ressourcen so ideal wie möglich auszulasten. Für den Fall, dass alle Ressourcen andauernd überbucht sind, sollte eine MPM-Lösung zusätzlich Werkzeuge zur Feststellung und Überwachung des Ressourcenbedarfs (\’Demand\‘) über Teams und Abteilungen hinweg bieten. Onepoint bietet eine grafische, farbkodierte Ressourcenauslastungsansicht über alle laufenden und geplanten Projekte hinweg, bei der auch die Wahrscheinlichkeit von zukünftigen Projekten miteinbezogen werden kann. Der Ressourcenbedarf kann über integrierte Zuweisungstabellen und Histogramm-Ansichten schnell festgestellt werden. Sofern sinnvoll können auch Skillbewertungen in die Suche nach freien Ressourcen einbezogen werden. Neu dazugekommen in Version 11 ist ein grafisches Ressourcenplanungswerkzeug, das eine visuelle Ressourcen-Konfliktauflösung mittels Drag & Drop bietet. Multiprojekt-Monitoring und Controlling Ziel des MPM-Monitoring ist die durchgängige Überwachung des Projektportfolios wobei eine MPM-Software dazu sowohl aktive (Dashboards) als auch passive Monitoringfunktionen (z. B. Benachrichtigungen) anbieten sollte. Im Gegensatz dazu wird das explizite Projektcontrolling periodisch von den Projektmanagern und/oder Controllern durchgeführt. Das Ergebnis des Projektcontrollings ist ein Projektfortschrittsbericht; ein MPM-System sollte in der Lage sein, Controlling-Ergebnisse auch über Projekte hinweg übersichtlich tabellarisch darzustellen. Onepoint Project bietet diverse grafische und tabellarische Übersichten zum Multiprojekt-Monitoring inkl. Plan/Ist-Vergleichen, Ampeltabellen, sowie Fortschritts- und Trendbalken auf Basis von Earned Value-Daten. Passives Monitoring erfolgt über Email-Benachrichtigungen und einen neuartigen Projekt-\’Activity Stream\‘. Im Gegensatz zu vielen anderen MPM-Softwarepaketen orientiert sich Onepoint nicht nur am PMBoK/PMI-Standard, sondern gleichermaßen auch an dem in Deutschland und Österreich weiter verbreiteten GPM/IPMA-Standard, was vor allem bei den integrierten Controllingwerkzeugen und dokumentartigen Standardberichten auffällt, wie zum Beispiel beim Projektauftrag. Das Projektcontrolling erfolgt über sogenannte \’Controlling-Blätter\‘, die revisionssicher in der Projektdatenbank abgelegt werden und sogar über benutzerspezifische Berichte abgefragt werden können. Das Ergebnis eines Projektcontrollings kann ebenso jederzeit als einseitiger PDF-Fortschrittsbericht auf Knopfdruck zusammengefasst werden. Auswertung und Analyse Kein MPM-Werkzeug bietet alle Ansichten, die man im Projektalltag benötigt – dazu sind die Detailanforderungen unterschiedlicher Unternehmen und Abteilungen zu verschieden. Die Lösung hierzu ist typischerweise die Definition von Unternehmens- und Benutzer-spezifischen Berichten. Solche meist tabellarische Berichte werden begleitend im MPM-Monitoring und Controlling, sowie in der Analyse zum Ende des Projektlebenszyklus bzw. im Multiprojektumfeld oft der Geschäftsperiode verwendet. Onepoint bietet dazu einen integrierten Berichtsassistenten, der es Benutzern ermöglicht, tabellarische und Matrix-Berichte per \’Point & Click\‘ zu erstellen. Weiters werden alle Daten streng relational in einem dokumentierten Datenbankschema gespeichert, sodass man bei Bedarf auch mittels externer Reportingwerkzeuge wie z. B. Cognos, Business Objects oder Crystal Reports auf die Projektdatenbank zugreifen kann. Auf diese Weise lässt sich fast jede Reportanforderung bewerkstelligen. Fazit
Onepoint Software GmbH
