Die Kunst der Projektplanung

Kennen Sie das geflügelte Wort: \’Wenn Sie beim Planen versagen, planen Sie Ihr Versagen\‘? Für Projekte gilt das ganz besonders, denn zum einen stehen Ihnen Mitarbeiter und Ressourcen meist nur \’auf Bestellung\‘ zur Verfügung. Zum anderen bedeutet Planen, auf Erfahrungen zurückzugreifen, und die sind bei Projekten, die auf etwas Neues abzielen, oft nur eingeschränkt vorhanden. Kein Wunder also, dass die Methodik des Projektmanagements sich mit der Planung recht eingehend beschäftigt. Top-Down oder Bottom-Up Als Projektleiter sollten Sie sich konsequent für einen der beiden grundlegenden Planungsansätze entscheiden: Die Top-Down-Methode beginnt mit der Grobplanung. Anschließend wird jeder Punkt weiter unterteilt, bis Sie am Ende bei den Vorgängen bzw. Aktivitäten angelangt sind. Die Bottom-Up-Methode funktioniert genau umgekehrt: Nach Sammlung aller erforderlichen Vorgänge wird eine sinnvolle Struktur erarbeitet. Je nach Bedarf wird sie gegebenenfalls ergänzt durch weitere Gliederungen nach Abteilungen, Kostenstellen, Produktarten usw. Im Projektmanagement haben sich weitere hilfreiche Methoden und Instrumente fest etabliert. Im Folgenden werden einige der wichtigsten aufgeführt. Struktur- und Ablaufplanung Im Projektstrukturplan ist das Vorhaben in Teilprojekte, Sammelvorgänge und Einzelvorgänge gegliedert. Die Zeitdimension ist hier nicht berücksichtigt. Dafür wird in der Regel ein Balkendiagramm verwendet, das den Ablauf des Projekts auf der Zeitachse darstellt. Zeitliche Zusammenhänge zwischen Vorgängen werden über Linien visualisiert. Netzplantechnik Hier geht es um den umfassenden Überblick, was wann zu tun ist. Die Elemente des Projektstrukturplans werden dazu als Kästchen dargestellt. Dann werden sie über Anordnungsbeziehungen miteinander verbunden, die grafisch als Linien dargestellt werden. Zum Beispiel: Element 10 kann erst nach Ende des Elements 9 beginnen. Element 11 kann parallel zu Element 10 laufen usw. Weist man jedem Element noch eine Dauer zu, kann man die Kästchen auf der Zeitachse platzieren und den voraussichtlichen Endtermin berechnen. Wer ein elektronisches Programm verwendet, kann mithilfe des Netzplans einfach und schnell simulieren, wie sich Änderungen auf den weiteren Projektverlauf auswirken. Critical Path Method Im Netzplan gibt es Vorgänge, deren Verzögerungen keine Auswirkung auf den Endtermin haben, weil andere parallel laufende Aufgaben sowieso mehr Zeit benötigen. Anders bei den Vorgängen, die zusammen den \’kritischen Pfad\‘ bilden. Sie sind es, die gemeinsam unmittelbar den Endtermin bestimmen. Wenn Sie diese Elemente kennen – Projektmanagement-Software hilft Ihnen dabei – wissen Sie, worauf Sie besonders achten müssen. Einsatzmittel- und Kostenplanung Da in der Regel sowohl das Budget als auch die Ressourcen für ein Projekt begrenzt sind, ist es wichtig, diese Größen gut zu planen. Basis sind hierfür in der Regel die einzelnen Elemente im Projektstrukturplan. Wird dieser mit dem Terminplan abgeglichen, lässt sich im Voraus bestimmen, wann im Projekt welche Ressourcen und welche Gelder benötigt werden. Weitere Hilfen für einen Einstieg in die Projektplanung einschließlich einer Übersicht mit 21 Planungsschritten für die verschiedenen Projektphasen, erhalten Sie als kostenlosen Download unter \’Einführung in das Projektmanagement – Projektplanung\‘. Herzliche Grüße Petra Berleb Chefredakteurin und Gründerin des Projekt Magazins Kasten: Projekt Magazin testen