Elektronisches Managementsystem für die Lieferantendokumentation Lieferanten bei industriellen Großanlagen besser integrieren

Wettbewerber aus China und Südkorea haben ihren Weltmarktanteil seit 2006 von 10 auf 20% verdoppelt, so eine Studie von Management Engineers und VDMA. Deutsche Anlagenbauer wollen deshalb stärker an der Kosteneffizienz arbeiten und u.a. Zulieferer frühzeitiger und umfassender integrieren. Eine der großen Hürden dabei ist allerdings, dass es bei der Planung und Realisierung von Großanlagen an Standards für die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den beteiligten Akteuren fehlt. Dadurch entstehen hohe Mehrkosten. Sie werden verursacht in den Bereichen Entwicklung, Konstruktion, Einkauf, Errichtung und Inbetriebsetzung, durch inkompatible Software-Systeme und ineffiziente Papier-basierende Dokumentations- und Freigabeprozesse (laut einer Studie des U.S. Department of Commerce Technology Administration, DoC). Herausforderung Zuliefererdokumentation Bei der Zusammenarbeit mit Zulieferern entstehen allein schon durch die riesigen Mengen an gelieferten Gewerken, Aggregaten, Komponenten und den dazu gehörenden vertraglichen Details und Dokumenten große Herausforderungen für das Projekt-Management. Für das Dokumentenmanagement werden ganze Stäbe von Mitarbeitern beschäftigt. Es geht um 100.000de von Zeichnungen, 1.000de von ein- und ausgehenden Dokumentationspaketen (Transmittals), die zuverlässige Validierung der großen Zahl empfangener Dokumente, die korrekte interne Verteilung an die zuständigen Fachbereiche und die Verwaltung unzähliger Dokumentversionen und Referenzdateien. In den Projektbüros und Document Centern der Anlagenbauer und deren Kunden wird ein beträchtlicher Aufwand allein dafür verwendet, ausgehende Planungsunterlagen zu kopieren und an den richtigen Adressaten zu versenden. Eingehende Dokumente müssen importiert, klassifiziert, gespeichert, verteilt, geprüft, freigegeben und evtl. zurückgesendet werden. Dabei wird dokumentiert, was wann an wen geschickt wurde und wie oft z.B. Zeichnungen, Teilelisten oder Pläne geändert wurden. Dafür werden oftmals noch Papier-basierte oder manuell geführte EDV-Listen (wie Excel-Sheets) verwendet, die fehleranfällig und aufwändig sind und deshalb keine ausreichende Rechtssicherheit und keine schnellen Prozesse gewährleisten. Verwaltung von Zulieferer- Dokumenten Bei der Verwaltung der Lieferantendokumentation geht es darum, alle Prozessschritte vollständig elektronisch zu unterstützen. Dies gilt für alle Stadien des Anlagenlebenszyklus – von der Planung bis zur Übergabe, der Wartung, den Betrieb, den Umbau und schließlich den Rückbau. Zu den wichtigsten unterstützten Prozessen gehören: – Verträge, Unterverträge & Bestellungen analysieren – Dokumentationsverpflichtungen identifizieren – Einstellen der elektronischen Prozesse für die Lieferantendokumentation – Zusenden der Zulieferer-Dokumentation durch den Zulieferer – Massenimport der Zulieferdokumentation – Dokumente intern verteilen – Dokumente innerhalb vertraglicher Umlaufzeiten prüfen und kommentieren – Kommentare zu nicht freigegebenen Dokumenten zusammenführen – Rücksenden der Änderungswünsche innerhalb vereinbarter Vertragszeiträume – Fortschrittskontrolle gegenüber geplanten Lieferterminen (Projektstatus) Ein elektronisches Lieferantendokumentations- Managementsystem Mit dem Lösungsansatz eines Dokumenten-Managementsystems (DMS) für die Lieferantendokumentation steht erstmals ein vollständiger Verwaltungsprozess für Zulieferer-Dokumente zur Verfügung. Das Ziel ist, die Prozesse zu beschleunigen, transparenter zu gestalten und zu standardisieren. Verfügbare Best-Practice-Erfahrungen sind dabei sehr hilfreich. Die einzelnen Prozessschritte bei der Verwaltung von Zulieferer-Dokumenten können mit einem DMS elektronisch unterstützt und weitgehend automatisiert werden. So ist es erstmals möglich, automatisierte Reports für das Nachverfolgen und Überwachen der vertraglich zugesicherten Zulieferer-Dokumentation zu nutzen. Manuelle Reports waren bisher mit einem sehr großen Aufwand verbunden. Die automatischen Reports zeigen z.B., welche Dokumente überfällig sind und zusätzliche Warnmeldungen informieren über nicht eingehaltene Fristen. Dadurch können korrigierende Maßnahmen frühzeitiger eingeleitet werden. Ein weiterer Ansatzpunkt für Kostensenkungen ist das automatische Validieren von Metadaten empfangener Dokumente. Bisher mussten diese Dokumente manuell auf die Übereinstimmung mit den Geschäftsregeln überprüft werden. Das DMS übernimmt im nächsten Schritt das Management der internen Prüf- und Freigabeprozesse. Das umfasst die interne Verteilung, den internen elektronischen Workflow, das Überwachen von Abgabeterminen sowie die Kontrolle von Vertragsverpflichtungen für Einreichung, Prüfung, Zusammenführung, Freigabe und Überarbeitung. Durch die elektronische Steuerung werden die Prozesse schneller und effizienter abgearbeitet. Liegezeiten lassen sich so minimieren und Terminverzögerungen frühzeitiger erkennen. Auch der anschließende Dokumenten-Transfer von und zu Zulieferern wird schneller, elektronisch eindeutig dokumentiert und damit jederzeit nachvollziehbar. Forderungen von Lieferanten oder Forderungen an Lieferanten lassen sich besser durchsetzen bzw. abwehren. Effizientere und schnellere Prozesse Nach den Erfahrungen der fme AG können mit einem Lieferanten-DMS fünf grundlegende Vorteile erreicht werden: – Vollständig elektronische Prozesse – erstmals wird der Verwaltungsprozess für Zulieferer- Dokumente vollständig elektronisch unter- stützt. – Schnellere Prozesse – die Abläufe werden effizienter, Prozesse verkürzt und Durchlaufzeiten verringert. – Bessere Kontrolle – es wird sichergestellt, dass die vertraglich zugesicherte Zulieferer-Doku- mentation lückenlos nachverfolgt und über- wacht wird. – Größere Transparenz – Vertragsverpflichtungen sowie Liefer- und Abgabetermine werden automatisiert überwacht und ihr Status ist jederzeit nachvollziehbar. – Geringere Haftungs- und Schadenersatzrisi- ken – durch den lückenlosen elektronischen Nachweis aller Freigabe- und Dokument- Transfer-Prozesse von und zu Zulieferern wer den auch die rechtlichen Risiken minimiert. Einführung eines Lieferanten-DMS Bei der Einführung eines Lieferanten-DMS empfiehlt die fme AG zu Beginn die Durchführung eines Best-Practice-Workshops. Hier kann der aktuelle Status anhand eines Reifegrad-Modells bestimmt, der daraus resultierende Handlungsbedarf ermittelt und ein Maßnahmenkatalog definiert werden. Im 5-stufigen Reifegrad-Modell stellen der rein elektronische Austausch und dessen Dokumentation die höchste Stufe dar. Der zunehmende Reifegrad von der Stufe 1 (Austausch von Papier) bis zur höchsten Stufe wird durch vier Faktoren bestimmt: 1.Dem Wandel vom Papier zum elektronischen Austausch 2.Dem Wandel vom Papier-gestützten zum elektronischen Nachweis 3.Dem Wandel von der Bringschuld zur Holpflicht 4.Die zunehmende Automatisierung des Prozesses (vgl. Abbildung \’Reifegrad-Modell\‘). Mit dem Reifegradabgleich wird ermittelt, wo das Unternehmen aktuell steht und in welchem Zeitrahmen das Ziel-Level erreicht werden soll (\“wir sind heute auf Level 2 und wollen in drei Jahren Level 4 erreichen\“). Aus diesem Schritt ergeben sich der Handlungsbedarf und ein Maßnahmenplan, um das Ziel-Level zu erreichen. Orientiert am Reifegrad-Modell ergibt sich der größte Nutzen im Level 5, wenn der Empfänger direkt auf relevante Dokumente im PDMS (Plant-Documentation-Management-System) zugreifen kann; wo Dokumente aus-/eingecheckt werden und die Zugriffs-/Empfangsbestätigung automatisch beim Check-out/in erfolgt. Stehen diesem Ansatz sicherheitstechnische Bedenken im Weg, empfiehlt sich eine portalbasierende Lösung (Level 4).