Das erste Projekt richtig anpacken

In der Praxis ist das gar nicht so selten: Ein ermunterndes \“Das werden Sie schon schaffen!\“, und schon ist man Projektleiter. Keine Zeit für eine Schulung. In so einem Fall ist das Beste, was Sie tun können, sich die wichtigsten Methoden für einen Schnelleinstieg ins Projektmanagement anzulesen. Und das kann sogar funktionieren, wenn erstens das Projekt nur mäßig umfangreich ist und zweitens Sie sich auf das Nötige konzentrieren. Dazu gehören die im Folgenden aufgeführten Schritte. Projektauftrag und Ziel klären Haben Sie eindeutig verstanden, was am Ende herauskommen soll? Ist Ihnen klar, mit welchem Budget und welcher Mitarbeiterkapazität Sie planen können und zu welchem Termin das Ergebnis fertig sein muss? Wahrscheinlich müssen Sie diese Punkte selbst formulieren, mit Vorgesetzten und Auftraggeber klären und schriftlich bestätigen lassen. Seien Sie dabei unbedingt konsequent und lassen Sie nicht locker: Ziele müssen spezifisch, überprüfbar, realistisch und verständlich sein. Unklare Zielvereinbarungen gelten als häufigste Ursache für das Scheitern von Projekten! Arbeitspakete schnüren Sind Ziel und Ergebnis geklärt, nehmen Sie die Planung in Angriff. Strukturieren Sie Ihr Projekt, indem Sie von den Ergebnissen ausgehen und sie in einzelne Aufgaben zerlegen. Als kleinste Einheit definieren Sie das \’Arbeitspaket\‘. Das ist eine geschlossene Aufgabenstellung, die von einer einzelnen Person oder Einheit erbracht werden kann. Für den Anfang reicht Excel & Co., um die großen Ziele auf den \’Projektstrukturplan\‘ herunterzubrechen. Reihenfolge festlegen Für den nächsten Schritt ist der Einsatz von Karteikarten hilfreich. Dann werden die Arbeitspakete zeitlich geordnet: Was muss nacheinander passieren, was geht gleichzeitig? Visualisieren Sie die Planung, indem Sie die Arbeitspakete bzw. Karten auf einer Zeitachse von links nach rechts anordnen. Geben Sie ihnen fortlaufende Nummern und tragen Sie Abhängigkeiten ein, indem Sie \’Vorgänger\‘ benennen. Das sind jene Arbeitspakete, die vor dem Start des anderen Arbeits-pakets abgeschlossen sein müssen. Dauer und Aufwand schätzen Wie viel Zeit erfordert ein Arbeitspaket? Und mit welcher Dauer muss man bei den gegebenen Mitarbeiterressourcen rechnen? Diese Fragestellung fordert oft einiges an Recherchen. Die Dauer wird dabei typischerweise in Tagen angegeben, der Aufwand in Arbeitsstunden. Das Ergebnis ist später eine wichtige Größe zum Berechnen der Dauer des Gesamtprojekts. Wichtig ist, dass Sie die Verfügbarkeit der eingeplanten Mitarbeiter verifizieren. Budget errechnen Wenn Sie die für die Arbeitspakete ermittelten notwendigen Aufwände mit den Arbeitskosten pro Tag bzw. Stunde multiplizieren, entsteht Schritt für Schritt die Kostenplanung und damit das Projektbudget. Dazu addieren Sie gegebenenfalls andere Kosten, etwa für Materialien oder Maschinen. Planung freigeben lassen Am Ende Ihrer Planung wird es spannend: Sie erkennen, ob Sie die ursprünglich vereinbarten Rahmenbedingungen einhalten können. Wenn nein, müssen Sie, gegebenenfalls gemeinsam mit dem Auftraggeber, nach einer Lösung suchen. Dann aktualisieren Sie den Projektauftrag und lassen sich ihn erneut unterschreiben. Eine ausführliche Anleitung für den Schnelleinstieg ins Projektmanagement bietet Ihnen der für Sie kostenlose Artikel \“Das erste Projekt erfolgreich meistern – Teil 1: Die wichtigsten Schritte zur Planung\“ im Projekt Magazin. Herzliche Grüße Petra Berleb Chefredakteurin und Gründerin des Projekt Magazins