T3-Infomodell reduziert Dokumentations-Folgekosten Strukturierte Information sorgt für Sicherheit

Die neue Maschinenrichtlinie tritt im Dezember 2009 in Kraft. Für Maschinenbauunternehmen, die bisher umfangreiche Dokumentation erstellen, bedeutet sie: Folgekosten nicht nur für die Übersetzung drohen exponentiell zu steigen. Gerade wenn bislang die Prinzipien des strukturierten und schlanken Schreibens nicht beachtet wurden, bieten sich hier konkrete Ansätze zur Optimierung bereits in der Erstellungsphase der Dokumentation. Unternehmen, die ihre Dokumentation verbessern wollen, sollten rechtzeitig Maßnahmen einleiten. Umfang der Dokumentation wird um bis zu 50% gesenkt Der Vorteil von kontrollierter Sprache und strukturiertem Schreiben liegt in Bezug auf die Zielsetzung der neuen Maschinenrichtlinie auf der Hand: Durch die Konzentration auf die wirklich wesentlichen Informationen wird der Benutzer einer Maschine im Umgang mit der Gerät bestmöglich und folglich sicher unterstützt. Der Verzicht auf überflüssige Informationen reduziert den Umfang von Technischer Dokumentation um 20, 30, in manchen Fällen um bis zu 50%. Das Resultat: Eine deutlich höhere Informationsqualität der Dokumentation. Das T3-Infomodell sieht eine durchdachte Struktur der Dokumentation vor. Diese sorgt für die bedarfsgerechte Wissensbereitstellung. So wird der Anwender im Umgang mit der Maschine bei auftretenden Schwierigkeiten zielgerichtet unterstützt. Die sichere Bedienung der Maschine steht dabei im Mittelpunkt. Und neben konkreten Problemen können auch allgemeine Fragen schnell beantwortet werden. Das T3 Infodesign gibt den Redakteuren eine übersichtliche Textstruktur vor. Diese inhaltliche Struktur sorgt für eine gute Lesbarkeit und Konsistenz der Dokumentation: Vom Sehen und Lesen des Textes bis zum Verstehen der Inhalte ist es ein winziger Schritt – eine wichtige Voraussetzung sowohl für die Zufriedenheit als auch für die Sicherheit des Anwenders. Das T3 Infodesign vereinfacht und standardisiert also die Redaktionsarbeit in der Technischen Redaktion des Maschinenbauunternehmens. Durch systematische Terminologiearbeit sowie kontrollierte Sprache werden die Texte einheitlich aufbereitet, und die gesamte Informationskette wird optimiert. Der gesamte Redaktions- und Publikationsprozess, die Dokumentenpflege und Terminologiearbeit werden beschleunigt und verkürzt. T3 berät Unternehmen bei der Entscheidung für eine Toolunterstützung in diesem Themenbereich. Ist das Prinzip des strukturierten Schreibens einmal eingeführt und das T3-Infomodell an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst, machen sich die einmaligen Einführungskosten schnell bezahlt. Über den gesamten Lifecycle eines Produkts, – also wenn Übersetzungen in zusätzliche Sprachen notwendig sind oder – wenn Erweiterungen der Dokumentation oder Produktvarianten erforderlich sind können Kosten deutlich reduziert werden. Die Berücksichtigung des T3-Infomodells resultiert schließlich in einer Win-Win-Situation: Das Maschinenbauunternehmen trägt dank den schlanken und strukturierten Texten weniger Kosten für die Übersetzung und der Nutzer versteht die Inhalte leichter. Ein Test des T3-Infomodells im Usability Labor hat kürzlich bewiesen, wie vorteilhaft sich strukturiertes Schreiben auf die Dokumentation auswirkt.